SIMULACRO: Gestión documental

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SIMULACRO: Gestión documental

XeniaKarina 6 de noviembre de 2025

Evalúa tus conocimientos sobre tablas de retención documental y procedimientos de archivística con estos 20 enunciados.

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Pregunta 1 de 20

1. Pregunta
RESPONDE LAS PREGUNTAS 1 A 4 DE ACUERDO CON LA SIGUIENTE INFORMACIÓN

En una entidad pública, hay una acumulación de documentos, los cuales están distribuidas en diferentes instalaciones, ya que no cuentan con el suficiente espacio para conservarlo en un solo lugar. Debido a que el director de la entidad requiere de alguno de los espacios para ocupar con oficinas, acude al funcionario responsable de la entidad, para que realice el apoyo en la organización, el traslado de los documentos y brinde soporte al área de gestión documental en las diferentes actividades necesarias para ello, aplicando el instrumento archivístico.
1. Para iniciar las labores solicitadas por el director, el funcionario encargado debe
A. presentar el informe técnico de valoración.
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B. mostrar la firma del acta correspondiente.
Correcto Incorrecto Correct answer

C. elaborar el respectivo inventario documental.
Correcto Incorrecto Correct answer
Correcto

Incorrecto
Pregunta 2 de 20

2. Pregunta

En una entidad pública, hay una acumulación de documentos, los cuales están distribuidas en diferentes instalaciones, ya que no cuentan con el suficiente espacio para conservarlo en un solo lugar. Debido a que el director de la entidad requiere de alguno de los espacios para ocupar con oficinas, acude al funcionario responsable de la entidad, para que realice el apoyo en la organización, el traslado de los documentos y brinde soporte al área de gestión documental en las diferentes actividades necesarias para ello, aplicando el instrumento archivístico.

2. Una vez organizado el archivo el funcionario debe

A. realizar el inventario del material de apoyo.
Correcto Incorrecto Correct answer

B. alistar los documentos para depuración.
Correcto Incorrecto Correct answer

C. preparar la transferencia secundaria
Correcto Incorrecto Correct answer

Correcto

Incorrecto
Pregunta 3 de 20

3. Pregunta

En una entidad pública, hay una acumulación de documentos, los cuales están distribuidas en diferentes instalaciones, ya que no cuentan con el suficiente espacio para conservarlo en un solo lugar. Debido a que el director de la entidad requiere de alguno de los espacios para ocupar con oficinas, acude al funcionario responsable de la entidad, para que realice el apoyo en la organización, el traslado de los documentos y brinde soporte al área de gestión documental en las diferentes actividades necesarias para ello, aplicando el instrumento archivístico.

3. Antes de proceder con la transferencia secundaria de documentos, el funcionario responsable debe

A. verificar la disponibilidad de espacios físicos adecuados para la transferencia.
Correcto Incorrecto Correct answer

B. presentar un plan de transferencias documentales al Archivo General de la Nación
Correcto Incorrecto Correct answer

C. solicitar autorización para la contratación de servicios de custodia privada.
Correcto Incorrecto Correct answer

Correcto

Incorrecto
Pregunta 4 de 20

4. Pregunta

En una entidad pública, hay una acumulación de documentos, los cuales están distribuidas en diferentes instalaciones, ya que no cuentan con el suficiente espacio para conservarlo en un solo lugar. Debido a que el director de la entidad requiere de alguno de los espacios para ocupar con oficinas, acude al funcionario responsable de la entidad, para que realice el apoyo en la organización, el traslado de los documentos y brinde soporte al área de gestión documental en las diferentes actividades necesarias para ello, aplicando el instrumento archivístico.

4. Al finalizar la transferencia de documentos, es necesario

A. elaborar un reporte de los materiales y contenedores utilizados en el proceso.
Correcto Incorrecto Correct answer

B. realizar una inspección por parte del Archivo General de la Nación.
Correcto Incorrecto Correct answer

C. levantar un acta firmada por las entidades intervinientes y adjuntar el inventario detallado.
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Correcto

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Pregunta 5 de 20

5. Pregunta

RESPONDE LAS PREGUNTAS 5 A 7 DE ACUERDO CON LA SIGUIENTE INFORMACIÓN

En una entidad pública luego de la elaboración de las Tablas de Retención Documental – TRD, el área administrativa debe iniciar la organización de los archivos en las oficinas. Para ello, realizó un proceso de selección para contratar asistentes administrativos que apoyen parte de las funciones archivísticas. Por tanto, se requiere que cuenten con conocimientos en gestión documental.

5. En la oficina financiera hay varios comprobantes de egreso listos para archivar, por tanto, el asistente administrativo debe

A. organizarlos por el número consecutivo.
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B. clasificarlos por el nombre del proveedor.
Correcto Incorrecto Correct answer

C. encarpetarlos por tamaños de soporte.
Correcto Incorrecto Correct answer

Correcto

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Pregunta 6 de 20

6. Pregunta

En una entidad pública luego de la elaboración de las Tablas de Retención Documental – TRD, el área administrativa debe iniciar la organización de los archivos en las oficinas. Para ello, realizó un proceso de selección para contratar asistentes administrativos que apoyen parte de las funciones archivísticas. Por tanto, se requiere que cuenten con conocimientos en gestión documental.

6. En el área de administración de una entidad pública, se detecta la necesidad de reconstruir los registros en los libros contables debido a su pérdida. Ante esta situación el asistente administrativo debe

A. reconstruir los registros en un periodo máximo de seis meses utilizando los comprobantes de contabilidad.
Correcto Incorrecto Correct answer

B. solicitar una prórroga indefinida hasta obtener todos los documentos necesarios para la reconstrucción.
Correcto Incorrecto Correct answer

C. utilizar informes de terceros y otros documentos cuando no se disponga de comprobantes de contabilidad directos.
Correcto Incorrecto Correct answer

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Pregunta 7 de 20

7. Pregunta

En una entidad pública luego de la elaboración de las Tablas de Retención Documental – TRD, el área administrativa debe iniciar la organización de los archivos en las oficinas. Para ello, realizó un proceso de selección para contratar asistentes administrativos que apoyen parte de las funciones archivísticas. Por tanto, se requiere que cuenten con conocimientos en gestión documental.

7. Durante la organización de los archivos de actas de una entidad, el asistente administrativo se percata de la omisión de datos exigidos por ley en algunas actas, por lo cual debe

A. asentar actas adicionales para suplir las omisiones, con aprobación del órgano respectivo en caso de aclaraciones o decisiones.
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B. consultar con el órgano administrativo superior para obtener directrices sobre cómo proceder con las omisiones en las actas.
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C. esperar a que los miembros del órgano que cometió la omisión se reúnan para realizar las correcciones necesarias.
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Pregunta 8 de 20

8. Pregunta

RESPONDE LAS PREGUNTAS 8 A 10 DE ACUERDO CON LA SIGUIENTE INFORMACIÓN

Una entidad del nivel territorial está siendo objeto de fusión y por esta razón debe entregar sus archivos a los entes rectores del sector. Para realizar esta actividad, se procede a la organización, preparación y alistamiento de los documentos, según la normativa archivística vigente. Por lo anterior, el personal asistencial de archivo apoya con estas labores.

8. Una vez iniciado este proceso, se evidencia la necesidad de realizar una eliminación parcial de documentos. Para realizar esta labor, el funcionario encargado debe

A. utilizar el Sistema Integrado de Conservación.
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B. realizar la transferencia de los documentos.
Correcto Incorrecto Correct answer

C. emplear las Tablas de Valoración Documental.
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Correcto

Incorrecto
Pregunta 9 de 20

9. Pregunta

Una entidad del nivel territorial está siendo objeto de fusión y por esta razón debe entregar sus archivos a los entes rectores del sector. Para realizar esta actividad, se procede a la organización, preparación y alistamiento de los documentos, según la normativa archivística vigente. Por lo anterior, el personal asistencial de archivo apoya con estas labores.

9. Para asegurar la autenticidad e integridad de los documentos durante el proceso se debe

A. implementar la migración y emulación para la conservación a largo plazo.
Correcto Incorrecto Correct answer

B. digitalizar todos los documentos físicos para su fácil transferencia.
Correcto Incorrecto Correct answer

C. almacenar los documentos electrónicos sin medidas de preservación.
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Correcto

Incorrecto
Pregunta 10 de 20

10. Pregunta

Una entidad del nivel territorial está siendo objeto de fusión y por esta razón debe entregar sus archivos a los entes rectores del sector. Para realizar esta actividad, se procede a la organización, preparación y alistamiento de los documentos, según la normativa archivística vigente. Por lo anterior, el personal asistencial de archivo apoya con estas labores.

10. Durante la preparación de los archivos para su entrega en el proceso de fusión de una entidad territorial, se hace necesario asegurar la interconexión y la interoperabilidad de los sistemas de información. Para ello, el equipo encargado debe

A. seleccionar sistemas de gestión documental que cumplan con lo definido por el Archivo General de la Nación
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B. mantener los sistemas de gestión documental aislados para preservar la seguridad de la información.
Correcto Incorrecto Correct answer

C. utilizar sistemas de gestión documental basados únicamente en tecnologías propias de la entidad.
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Correcto

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Pregunta 11 de 20

11. Pregunta

RESPONDE LAS PREGUNTAS 11 A 15 DE ACUERDO CON LA SIGUIENTE INFORMACIÓN

En una entidad gubernamental se está llevando a cabo una auditoría interna para verificar el cumplimiento de los protocolos establecidos en la gestión de documentos electrónicos de archivo. Los funcionarios de nivel técnico están encargados de asegurar que los documentos electrónicos cumplan con las normativas vigentes, incluyendo aspectos de autenticidad, integridad, inalterabilidad, y disponibilidad.

11. Para garantizar la autenticidad de un documento electrónico de archivo, el funcionario debe

A. registrar atributos del documento desde su creación, incluyendo nombres de intervinientes.
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B. almacenar el documento en múltiples formatos digitales para asegurar su accesibilidad.
Correcto Incorrecto Correct answer

C. enviar copias del documento a todas las partes interesadas para confirmar su contenido.
Correcto Incorrecto Correct answer

Correcto

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Pregunta 12 de 20

12. Pregunta

En una entidad gubernamental se está llevando a cabo una auditoría interna para verificar el cumplimiento de los protocolos establecidos en la gestión de documentos electrónicos de archivo. Los funcionarios de nivel técnico están encargados de asegurar que los documentos electrónicos cumplan con las normativas vigentes, incluyendo aspectos de autenticidad, integridad, inalterabilidad, y disponibilidad.

12. En caso de requerir un cambio en la estructura de un documento electrónico, el funcionario debe

A. realizar los cambios directamente y notificar a la dirección general.
Correcto Incorrecto Correct answer

B. registrar los cambios en el sistema de gestión documental y en los metadatos del documento.
Correcto Incorrecto Correct answer

C. solicitar autorización a todos los usuarios que han accedido previamente al documento.
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Pregunta 13 de 20

13. Pregunta

En una entidad gubernamental se está llevando a cabo una auditoría interna para verificar el cumplimiento de los protocolos establecidos en la gestión de documentos electrónicos de archivo. Los funcionarios de nivel técnico están encargados de asegurar que los documentos electrónicos cumplan con las normativas vigentes, incluyendo aspectos de autenticidad, integridad, inalterabilidad, y disponibilidad.

13. Para mantener la inalterabilidad de un documento electrónico de archivo, el funcionario debe

A. Imprimir y archivar una copia física del documento original.
Correcto Incorrecto Correct answer

B. Aplicar protección de la información para prevenir modificaciones no autorizadas
Correcto Incorrecto Correct answer

C. Enviar periódicamente el documento a los supervisores para su revisión.
Correcto Incorrecto Correct answer

Correcto

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Pregunta 14 de 20

14. Pregunta

En una entidad gubernamental se está llevando a cabo una auditoría interna para verificar el cumplimiento de los protocolos establecidos en la gestión de documentos electrónicos de archivo. Los funcionarios de nivel técnico están encargados de asegurar que los documentos electrónicos cumplan con las normativas vigentes, incluyendo aspectos de autenticidad, integridad, inalterabilidad, y disponibilidad.

14. Para asegurar la disponibilidad de los documentos electrónicos de archivo, el funcionario debe

A. compartir los documentos a través de correo electrónico para facilitar el acceso remoto.
Correcto Incorrecto Correct answer

B. establecer mecanismos para consultar la información independientemente del sistema original.
Correcto Incorrecto Correct answer

C. crear versiones impresas de todos los documentos electrónicos para su consulta física.
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Correcto

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Pregunta 15 de 20

15. Pregunta

En una entidad gubernamental se está llevando a cabo una auditoría interna para verificar el cumplimiento de los protocolos establecidos en la gestión de documentos electrónicos de archivo. Los funcionarios de nivel técnico están encargados de asegurar que los documentos electrónicos cumplan con las normativas vigentes, incluyendo aspectos de autenticidad, integridad, inalterabilidad, y disponibilidad.

15. Frente a la preservación y conservación de documentos electrónicos de archivo, el funcionario debe

A. implementar políticas de actualización tecnológica para los sistemas de gestión documental.
Correcto Incorrecto Correct answer

B. verificar que los componentes del documento existan para la aplicación de estrategias de preservación.
Correcto Incorrecto Correct answer

C. realizar auditorías periódicas para verificar la integridad y accesibilidad de los documentos.
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Correcto

Incorrecto
Pregunta 16 de 20

16. Pregunta

RESPONDE LAS PREGUNTAS 16 A 20 DE ACUERDO CON LA SIGUIENTE INFORMACIÓN

Una entidad gubernamental está en proceso de elaborar sus Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD), siguiendo las directrices del Archivo General de la Nación. Los funcionarios de nivel técnico están encargados de asegurar que estas tablas cumplan con todas las normativas y requisitos técnicos necesarios.

16. En la elaboración de las TRD, el funcionario asegura que las tablas

A. reflejen la estructura orgánico-funcional de la entidad.
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B. incluyan exclusivamente documentos en formato electrónico.
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C. se centren únicamente en documentos con más de diez años de antigüedad.
Correcto Incorrecto Correct answer

Correcto

Incorrecto
Pregunta 17 de 20

17. Pregunta

Una entidad gubernamental está en proceso de elaborar sus Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD), siguiendo las directrices del Archivo General de la Nación. Los funcionarios de nivel técnico están encargados de asegurar que estas tablas cumplan con todas las normativas y requisitos técnicos necesarios.

17. Para respetar el principio archivístico de procedencia en las TRD, el funcionario debe

A. clasificar los documentos según su origen y función en la entidad.
Correcto Incorrecto Correct answer

B. organizar los documentos alfabéticamente por título.
Correcto Incorrecto Correct answer

C. priorizar documentos producidos por unidades administrativas externas.
Correcto Incorrecto Correct answer

Correcto

Incorrecto
Pregunta 18 de 20

18. Pregunta

Una entidad gubernamental está en proceso de elaborar sus Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD), siguiendo las directrices del Archivo General de la Nación. Los funcionarios de nivel técnico están encargados de asegurar que estas tablas cumplan con todas las normativas y requisitos técnicos necesarios.

18. 1Al definir los tiempos de retención en las TRD, el funcionario debe

A. establecer plazos basados en los valores primarios y secundarios de los documentos.
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B. asignar un periodo de retención estándar de cinco años para todos los documentos.
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C. determinar tiempos de retención basados en el espacio físico disponible para almacenamiento.
Correcto Incorrecto Correct answer

Correcto

Incorrecto
Pregunta 19 de 20

19. Pregunta

Una entidad gubernamental está en proceso de elaborar sus Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD), siguiendo las directrices del Archivo General de la Nación. Los funcionarios de nivel técnico están encargados de asegurar que estas tablas cumplan con todas las normativas y requisitos técnicos necesarios.

19. En la fase de análisis e interpretación de información para las TRD, el funcionario debe

A. identificar los documentos producidos por cada unidad administrativa.
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B. evaluar la relevancia histórica de cada documento producido.
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C. concentrarse exclusivamente en documentos con implicaciones legales.
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Correcto

Incorrecto
Pregunta 20 de 20

20. Pregunta

Una entidad gubernamental está en proceso de elaborar sus Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD), siguiendo las directrices del Archivo General de la Nación. Los funcionarios de nivel técnico están encargados de asegurar que estas tablas cumplan con todas las normativas y requisitos técnicos necesarios.

20. Cuando se trabaja en la valoración documental de las TRD, el funcionario debe

A. evaluar la importancia administrativa y legal de los documentos.
Correcto Incorrecto Correct answer

B. centrarse en la valoración económica de los documentos archivados.
Correcto Incorrecto Correct answer

C. valorar los documentos basándose en su antigüedad y condición física.
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Incorrecto